Smart working: le migliori piattaforme per le videoconferenze online

L’emergenza epidemiologica da COVID-19 ha ridisegnato i confini della vita lavorativa e delle relazioni personali, nel vero senso della parola.

Era il 21 febbraio quando tutto è iniziato in Italia, con l’individuazione di un focolaio nel Lodigiano e, subito dopo, di un altro in Veneto. Già dopo i primissimi giorni, a causa dell’aumento dei contagi, molte aziende si sono mosse autonomamente verso lo smart working e chi non era attrezzato ha iniziato a potenziare le proprie infrastrutture al fine di permettere il lavoro da remoto.

Successivamente, la modalità di lavoro agile è diventata obbligatoria per mantenere operative tutte quelle aziende, quegli studi e quelle categorie professionali non appartenenti alle filiere essenziali e per continuare a lavorare in tutta sicurezza laddove il distanziamento sociale e le altre misure previste dai Decreti governativi non potessero essere garantiti e rispettati. Le riunioni e i meeting quotidiani, con i clienti così come tra colleghi, si sono spostati online, non senza qualche difficoltà: a cominciare dalla necessità di trovare la piattaforma più giusta per le call quotidiane.

Lo smart working durante l’emergenza COVID-19

I dati Eurostat 2018 hanno dimostrato che solo il 2% degli italiani che lavorano per imprese o istituzioni pubbliche utilizzano regolarmente una modalità di lavoro agile, contro la media europea dell’11,6%. In questa prima parte del 2020, però, sono state molte le aziende chiamate alla sfida dello smart working forzato. 

Da un giorno all’altro, è stato richiesto loro di cambiare approccio e questo ha significato appoggiarsi a piattaforme collaborative per continuare a mantenere alta la produttività. Parallelamente, è aumentato a dismisura il ricorso a software ed applicazioni per videoconferenze, essenziali per facilitare il contatto visivo, seppur virtuale, tra gli appartenenti ad una stessa azienda, oppure per semplificare il rapporto delle aziende con fornitori e clienti.

Per il singolo lavoratore, tutto questo si traduce in qualcosa di più della semplice riorganizzazione per poter continuare a svolgere da casa le medesime attività che prima venivano svolte negli uffici: significa – ed è una sfida ben più ardua – tentare di conciliare la vita professionale con quella privata.

In questi giorni di lockdown, milioni di persone devono coniugare i loro impegni lavorativi con figli in età scolastica alle prese con lo smart learning, ma anche con il partner spesso anch’egli a casa, perché in smart working, in ferie obbligate o in cassa integrazione. Tra reti sovraccariche, bambini con la capacità di interrompere nel momento meno opportuno e cani che abbaiano in sottofondo, di certo le distrazioni non mancano, senza contare che ogni giorno ci troviamo davanti a novità e regole da rispettare – oltre che da digerire. 

Non c’è quindi da stupirsi che le videoconferenze, ormai già da qualche anno entrate nella routine di tanti lavoratori, pongano oggi nuove sfide: evitare che audio e video saltino in continuazione, essere sicuri che supportino un gran numero di partecipanti e anche, perché no, che diano l’opportunità di sfocare lo sfondo (o sostituirlo) per evitare che chi è dall’altra parte dello schermo veda la pila di panni da stirare che è lì da giorni. Insomma, se tra amici e parenti vanno per la maggiore le funzioni di videochiamata di WhatsApp e Facebook Messenger, per il lavoro è necessario appoggiarsi a piattaforme più professionali. 

Sfondi sfocati, ambienti ricostruiti e aumento della produttività: le migliori piattaforme per le videoconferenze 

In questi giorni di emergenza, improvvisamente ci siamo tutti resi conto di quanto fosse vasta l’offerta di piattaforme per le videoconferenze e di quante opzioni fossero disponibili. Abbiamo insomma l’imbarazzo della scelta per quanto riguarda applicazioni e software per le call. Tuttavia ce n’è qualcuna che può fare qualcosa di più che metterci in contatto con i nostri colleghi o clienti: sono quelle che ci danno una mano, nel loro piccolo, a coniugare lavoro e vita privata e ad aumentare la nostra produttività. Noi ne abbiamo individuate tre, a partire dal caro vecchio Skype, con delle funzioni da non sottovalutare. 

1. Skype

Il classico delle videochiamate, la piattaforma storica, amata e odiata allo stesso tempo, di sicuro in questo periodo sottovalutata: stiamo parlando di Skype, l’applicazione per videochiamate lanciata nell’ormai lontano 2003. Acquistata da Microsoft nel 2011 per 8 miliardi di dollari, è sicuramente tra le piattaforme più utilizzate per videoconferenze di lavoro.

Attraverso Skype è possibile avviare videochiamate con la condivisione dello schermo, al fine di mostrare al singolo destinatario, o al gruppo, quanto accade sul proprio PC. Inoltre, grazie all’integrazione con Microsoft OneDrive, ogni utente può condividere facilmente documenti e file dal cloud aumentando così la produttività aziendale. E fin qui è storia: ormai tutte le piattaforme si sono adeguate a questi standard.

In questo momento di lockdown, però, è un’altra la funzione da non sottovalutare. Quella che, soprattutto in questo periodo in cui ognuno di noi vive la sua quotidianità lavorativa da spazi improvvisati ad uso ufficio, può salvarci la faccia: la sfocatura dello sfondo. Skype, infatti, prima di avviare una qualsiasi videoconferenza, richiede all’utente se desidera attivare questa feature, molto utile per evitare di mostrare a colleghi e dipendenti i pensili della cucina che fanno da sfondo alla call. Sembra banale, ma quando su quella cucina ci sono ancora le tazze della colazione non lavate, può fare la differenza. Skype è quel caro vecchio amico che ci portiamo dietro da sempre, anche se con i suoi difetti, ma sul quale in fondo possiamo sempre contare e che, nei momenti di bisogno, sa sempre come darci una mano. 

2. Zoom Meetings

Zoom Meetings, conosciuto ai più come Zoom, è una piattaforma web nata per facilitare riunioni di lavoro, webinar live e collaborazioni da remoto. Si può quindi utilizzare per fare videoconferenze, lezioni online, eventi e corsi di ogni genere collegandosi ognuno dalla propria postazione. Zoom deve la sua fortuna proprio al COVID-19: dall’inizio dell’emergenza, il numero di utenti attivi è passato da 10 a 200 milioni. Una crescita impressionante che, d’altro canto, ha sollevato alcuni problemi relativi alla sicurezza su cui, però, sembra che stiano già intervenendo. 

Si tratta di un’applicazione molto versatile, disponibile gratuitamente per riunioni di gruppo fino a 100 partecipanti per un totale di 40 minuti a sessione e illimitato per le sessioni one-to-one. Come Skype, anche Zoom Meetings offre la possibilità di condividere lo schermo e documenti in live con gli altri utenti partecipanti alla videoconferenza. 

La particolarità che lo contraddistingue dalle altre applicazioni? La possibilità di cambiare lo sfondo della propria stanza con uno virtuale: si può scegliere tra una vasta gamma di opzioni che spaziano dai prati in fiore alle grandi metropoli. La novità di questi giorni è la possibilità di “cambiare casa” con un clic, grazie ad una speciale collaborazione con IKEA. I nostri uffici casalinghi sono tutt’altro che perfetti. C’è chi si collega dalla propria cucina, chi dalla camera da letto. Certo non è bello, né tantomeno professionale, mostrare a chi c’è dall’altra parte dei luoghi così intimi della propria abitazione. Ed ecco, quindi, che con Zoom si può cambiare facilmente l’ambientazione in cui ci si trova, trasferendosi in stanze standard progettate ed arredate dal colosso svedese IKEA.

Inoltre, per i più vanitosi, Zoom offre un filtro bellezza. Esattamente come i filtri di Instagram, questo effetto andrà ad agire direttamente sul volto, applicando una leggera sfumatura capace di migliorare la pelle e l’aspetto generale. 

3. Slack

Il contributo che una buona piattaforma di videoconferenza può apportare in questo periodo di smart working non si limita, ovviamente, soltanto al tentativo di nascondere il caos casalingo. Spesso un’app performante e ben strutturata per usi professionali può ottimizzare di molto i tempi di lavoro – che in questi giorni sembrano allungarsi e diluirsi all’infinito – e migliorare la produttività. 

In questo senso, Slack è una tra le piattaforme per la comunicazione aziendale più utilizzate al mondo. A ben vedere, infatti, è dotato di numerose feature che ben si coniugano con l’ampio ventaglio di necessità di una qualunque impresa. Una delle particolarità più apprezzate, ad esempio, sta nel fatto che è possibile suddividere il team di lavoro in diversi canali, così da facilitare le comunicazioni interne tra le persone dei vari reparti aziendali.

Inoltre, è un’applicazione molto versatile che permette diverse integrazioni con app di terze parti. A titolo esemplificativo, basta nominare Google Drive, da cui si può accedere facilmente ai documenti e file in cloud; Todoist o Trello, in modo da assegnare e controllare lo stato di tutte i task assegnati; Google Calendar, per poter fissare scadenze e riunioni.

Nata come app di messaggistica, non tutti sanno che Slack non è più soltanto una chat per chi lavora da remoto, ma già da qualche anno è possibile effettuare chiamate e videochiamate, one-to-one o di gruppo, in maniera completamente gratuita. 

La rivoluzione COVID-19

Come la storia insegna, spesso dalle problematiche nascono nuove interessanti opportunità. Se da una parte l’emergenza epidemiologica da COVID-19 sta alimentando una delle crisi più difficili da gestire dal secondo dopoguerra ad oggi, dall’altra stiamo assistendo ad una vera e propria opportunità di digitalizzazione per le aziende. Lo ha riconosciuto anche il Governo, facendo intendere la volontà di investire in modo cospicuo in questa direzione. 

Chi era già abituato alle modalità di lavoro agile ha continuato ad essere produttivo senza colpo ferire. Chi non era preparato, invece, si è dovuto riadattare in tempi molto stretti. Di sicuro, è l’inizio di un nuovo futuro basato sugli strumenti digitali e sulla tecnologia: un futuro in cui la digitalizzazione aziendale sarà probabilmente un tassello indispensabile.