IT Management: mantenere alta produttività e soddisfazione del team

Coordinare un team non è una cosa semplice. Coordinare un team che si occupa delle infrastrutture IT aziendali è, se vogliamo, ancora più complesso. Come manager sai perfettamente che ci sono molti fattori da tenere in considerazione per mantenere alta la produttività e il livello di soddisfazione di tutti i membri del team. Esistono però strategie di IT Management che danno un grande valore aggiunto, migliorano le performance e portano un valore reale a tutta l’azienda.

IT Management: di cosa si tratta e perché è un ambito chiave

L’IT Service Management si occupa di pianificare, progettare e gestire i sistemi di Information Technology presenti in un’azienda – anche in outsourcing – mettendo in relazione le attività e le persone coinvolte nell’IT con il business aziendale, i clienti e gli utilizzatori dei sistemi.

In questo senso l’IT Management deve utilizzare e mettere in comunicazione strumenti di gestione integrati e armonizzati con il business principale dell’azienda. La gestione dell’IT infatti è talmente pervasiva in ogni processo aziendale da renderla parte fondamentale della gestione del business in ogni suo step.

Attraverso l’IT Management, l’utilizzo della tecnologia e delle sue costanti evoluzioni deve essere funzionale al raggiungimento degli obiettivi strategici aziendali con un efficace ed efficiente funzionamento dell’operatività.

La figura dell’IT Manager appare pertanto sempre più rilevante all’interno di un’azienda e, di conseguenza, deve essere in grado di svolgere diversi compiti: dall’assegnazione appropriata dei livelli di responsabilità alla definizione degli obiettivi del servizio IT, passando per la gestione delle risorse disponibili, per il mantenimento di un’elevata produttività fino alla gestione/motivazione delle risorse umane e alla garanzia di un’efficace gestione del rischio.

Da un punto di vista strettamente operativo l’IT Manager deve:

• Fare un check up a 360 gradi del corretto funzionamento di software antivirus, antispam e per la security;
• Verificare il corretto funzionamento delle infrastrutture informatiche, la configurazione di nuove macchine e apparecchiature;
• Supervisionare la corretta gestione del database aziendale;
• Essere in grado di pianificare ed organizzare ad hoc i progetti di miglioramento dei sistemi ICT;
• Elaborare procedure funzionali;
• Sviluppare i progetti IT dell’azienda e saperli comunicare in modo efficace a utenti e clienti;
• Gestire il budget disponibile;
• Identificare le esigenze organizzative.

Un buon IT Manager ha però un’ulteriore responsabilità. Le sue capacità gestionali e di leadership incideranno direttamente sulla produttività all’interno dell’organizzazione di cui fa parte.

Secondo l’indagine WorkForce in Europe 2018 condotta da ADP, la multinazionale americana di gestione e amministrazione del personale, 1 lavoratore italiano su 3 ha difficoltà a mantenere costante il proprio livello di produttività. Per addirittura 1/5 di loro la colpa è da imputare alla gestione da parte dei manager.

Da questi dati è possibile dedurre che le capacità tecniche, gestionali e strategiche degli IT Manager devono fare in modo che tecnici, sviluppatori e altri professionisti possano dedicarsi all’operatività, lasciando al manager la gestione della parte strategica, fondamentale per raggiungere gli obiettivi nel medio-lungo periodo e mantenere alte produttività e soddisfazione. 

4 strategie di produttività per l’IT Management e non solo

Mantenere alta la produttività di team non è una mission impossible. È necessario però adottare una strategia di leadership intelligente e adattabile. Lo è più che mai oggi, in una situazione altamente mutevole in cui le richieste all’IT si fanno sempre più pressanti e dove i clienti tanto quanto le aziende hanno bisogno di soluzioni innovative. Vediamo insieme 5 strategie che rendono la vita dei manager un po’ più semplice.

Strategia e priorità

L’IT Manager, ma in genere ogni manager efficiente, deve saper gestire il flusso di informazioni e step di lavorazione in modo da non creare un eccesso di richieste senza alcun ordine di priorità, puntando l’attenzione sempre su obiettivi a medio-lungo termine. Questo significa essere in grado di stabilire una scala delle priorità. Significa anche che non è più tempo di ragionare sulla quantità di progetti da gestire, ma sulla qualità.

Ragionando in termini di quantità molte organizzazioni accumulano un numero molto importante di commissioni, progetti, richieste da una moltitudine dei clienti; l’agenda quotidiana si affolla, il lavoro diventa frenetico e le urgenze si moltiplicano. Questo atteggiamento va a incidere profondamente sulla qualità dei risultati di ogni singolo progetto e sulla frustrazione dei dipendenti e collaboratori, che tenderanno a diventare molto critici verso la gestione dell’organizzazione interna.

È molto importante individuare quali siano i progetti di valore e concentrare su di essi la propria attenzione. Un buon manager non deve necessariamente gestire il maggior numero di richieste possibili, ma portare a termine con successo progetti che portano reale valore all’azienda e che permettano alla stessa di raggiungere i suoi obiettivi strategici. L’IT Manager deve in questo senso essere in grado di andare oltre l’operatività e concentrarsi sul valore di ogni progetto all’interno degli obiettivi strategici di business complessivi.

Partire dal project management per evitare frustrazione e intoppi

Il Project Management è l’insieme delle azioni messe in campo dall’analisi alla progettazione fino alla realizzazione di un progetto, in tutte le sue fasi evolutive, per conseguirne gli obiettivi. Attraverso l’applicazione di conoscenze e strumenti specifici, il Project Management permette di evitare o ridurre quel caos organizzativo che, ad un certo punto, pare insorgere spontaneamente nella realizzazione di un progetto. Il Project Management è un percorso che non riguarda solo il Project Manager, ma anche l’IT Manager, che dovrà fare in modo di:

·        Creare un flusso di lavoro per step, attraverso fasi di sviluppo e test, seguendo le priorità indicate in fase di avvio del progetto;

·        Distribuire le mansioni in modo da ottimizzare le risorse: è necessario non solo conoscere i propri collaboratori, ma averne individuato punti di forza e di debolezza, hard e soft skill che permettono ad ognuno di svolgere una determinata mansione in modo eccellente e di essere di supporto al team secondo le proprie capacità. È importante assicurarsi che le persone giuste stiano facendo il lavoro giusto;

·        Cercare soluzioni per un miglioramento continuo, suggerire o utilizzare gli strumenti più innovativi che permettano di velocizzare gli aspetti più ripetitivi del lavoro (che sono spesso anche quelli che portano via la maggior parte del tempo) per dedicarsi all’ottimizzazione delle funzioni o alla ricerca di soluzioni ancora più performanti in termini di obiettivo del progetto;

Approfondisci: come velocizzare le operazioni di base con Instant Developer

·        Gestire il flusso comunicativo con tutti i settori dell’azienda e con il cliente per favorire nel tempo una semplificazione dei processi e un raggiungimento degli obiettivi in tempi inferiori. Una comunicazione efficace, basata su processi standardizzati e semplificati, rende le lavorazioni più veloci, riduce i costi e migliora il clima aziendale.

Far crescere il network

Nessuna azienda, nessuna divisione aziendale, nessun collaboratore è un’isola. Per migliorare il proprio business è importante creare un network interno tra tutti i livelli organizzativi. Meeting e riunioni sono fondamentali per ogni manager che abbia a cuore, oltre alla sua carriera manageriale, il buon andamento del clima aziendale. In un mondo in cui c’è sempre troppo da fare, trovare le giuste occasioni per incontrare i propri collaboratori, gli executive e gli stakeholder interni ha diversi vantaggi:

• Aiuta a gestire una complessa rete di competenze e risorse differenti;
• Permette di allineare le strategie e creare una visione aziendale coesa;
• Permette di creare una rete di competenze trasversali di cui avvalersi;
• Consente di avere il polso della situazione, non esclusivamente operativa dell’area IT, ma dirigenziale, comunicativa, produttiva. 

Realismo e giuste metriche

A volte ci si dimentica delle cose più semplici. L’efficienza del tuo team deve essere basata sul realismo. Cosa significa? Torniamo al punto 1 e alle priorità. Farsi prendere dalla necessità di risolvere tutti i problemi, grandi e piccoli, è quanto di più deleterio si possa fare. Vanifica gli sforzi, disperde le energie, frustra i collaboratori.

Sfide irrealistiche, magari affrontate in tempi ristretti, portano inevitabilmente a errori grossolani. È un classico: per quando serve? Per ieri. E ci si mette subito al lavoro, con il fiato sul collo e la scadenza a ridosso. Quante volte è stata questa la causa di errori assolutamente evitabili?

Cosa ci porta ad essere eccessivamente ottimisti? A volte è la voglia di accontentare il cliente, anche quando pretende l’impossibile. Un progetto importante, un committente interessante e si perde di vista la realtà. Si promette di consegnare un progetto entro una data, quando sarebbero serviti 3 mesi in più. L’efficienza del team quindi non si può basare sul numero di progetti portati a termine o nelle tempistiche ridotte. Così come l’efficienza non è misurabile in termini prettamente economici di entrate e profitti, oppure di numero di ore lavorate.

Un buon manager guarda avanti e guarda (anche) altrove. Certo uno sguardo ai profitti deve esserci, ma sul lungo periodo. Le metriche davvero importanti?

• Qualità del lavoro svolto e del risultato ottenuto;
• Benefici reali portati al cliente o all’azienda;
• Creazione di un circuito virtuoso, che da un cliente soddisfatto porta ad altri contatti proficui;
• Soddisfazione del team (team IT, di vendita, produttivo,…), fattore fondamentale per mantenere alta l’efficienza e la qualità di tutti i progetti in essere e futuri.

IT Management e team: come mantenere alta la soddisfazione

Ed eccoci arrivati al cuore operativo dell’IT management: mantenere alta la soddisfazione del team è la chiave per ottenere ottimi risultati. Soprattutto in momenti di enorme pressione, come quelli che stiamo attraversando in questo momento storico, saper guidare il proprio dipartimento può fare la differenza per l’intera organizzazione.

Ecco 5 suggerimenti per ottimizzare la produttività del team IT nei momenti peggiori, ma applicabili in ogni circostanza.

Comunicazione, supporto e disponibilità

Essere empatici e comunicare costantemente sono elementi fondamentali per avere il polso della situazione. Deadline e ticket sono utili indicatori di performance, ma devono essere solo un supporto, una linea guida per la gestione del flusso di lavoro. È molto più importante essere una presenza autorevole e disponibile.

In questo senso la spinta allo smart working, data dall’emergenza Covid, ha insegnato molte cose sulla corretta comunicazione e sul supporto costante anche a distanza per mantenere il team efficiente e soddisfatto. Riunioni programmate aiutano a recuperare il contatto con colleghi e manager, ad avere le risposte che servono, ad esprimere difficoltà e in definitiva ad iniziare la giornata nel modo migliore. Offrire flessibilità ed essere solidali con il cambiamento dei programmi o delle priorità della vita domestica nel periodo del lockdown ha aiutato molti dipendenti a rimanere produttivi.

Coordinamento

I manager devono lavorare per garantire che ogni membro del team sia consapevole del proprio ruolo e del proprio compito, anche quando cambiano le modalità e le priorità. Molti potrebbero non allinearsi immediatamente alle nuove disposizioni, altri potrebbero fare resistenza al cambiamento.

È fondamentale descrivere chiaramente le priorità e come verranno misurati i progressi, tenere aggiornati i membri del personale sul lavoro completato e sulle attività future. Ciò mantiene tutti concentrati sugli obiettivi giusti.

Stabilire processi efficienti

Più l’organizzazione è grande, più la gestione efficiente dei processi dimostra la sua importanza. Operazioni quotidiane, brevi o semplici possono essere supportate da infografiche, video di formazione, brevi call esaustive.

Un sistema di ticketing deve essere in grado di tracciare le richieste, successivamente assegnate al personale di competenza con un’eventuale segnalazione di priorità.

L’automazione di attività e il monitoraggio e la gestione da remoto si traducono in notevoli aumenti di efficienza. Molte operazioni possono essere automatizzate e non richiedere l’intervento umano lasciando spazio a lavorazioni più complesse e prioritarie.

Riconoscere e premiare gli obiettivi raggiunti

Troppo spesso sottovalutato, il riconoscimento dei risultati incoraggia la produttività individuale e la collaborazione nel team, mantiene i dipendenti coinvolti e alza il morale. Messaggi video personalizzati, micro-bonus per il raggiungimento degli obiettivi intermedi o per valutazioni positive da parte degli utenti/clienti sono alcune delle strategie che possono spingere un collaboratore a dare di più – e lo fanno sentire apprezzato. Un atteggiamento positivo e positivamente competitivo mantiene alto il livello di impegno di tutto il gruppo.

Puntare sulla qualità della vita, dentro e fuori l’azienda

La vita non è fatta di solo lavoro. Per avere una buona qualità del lavoro bisogna avere una buona qualità di vita, dentro e fuori l’azienda.

• È possibile puntare a migliorare il clima aziendale e la considerazione di sé dal punto di vista lavorativo grazie ad azioni interne dirette allo studio di strategie che puntano al benessere aziendale;
• Sessioni di team building o coaching migliorano le performance personali e di gruppo, aiutano ad individuare le soft skill e a svilupparle;
• Lavorare meno aiuta a lavorare meglio. Molte grandi aziende e Paesi stanno tentando la strada della settimana corta. La sede giapponese di Microsoft ha ridotto a 4 i giorni lavorativi settimanali, lasciando invariato lo stipendio, con risultati incredibili. La produttività è aumentata del 40%, i consumi sono diminuiti sensibilmente. Lo stesso è accaduto nella catena di abbigliamento Uniqlo, presso il Perpetual Guardian in Nuova Zelanda (fondo di investimento) e l’agenzia di marketing Pursuit a Glasgow. Molti paesi europei negli anni hanno ridotto l’orario di lavoro (capofila Germania con 26 ore settimanali e Olanda con 28) senza perdere produttività. Come abbiamo visto, calcolare la produttività in base alle ore lavorate è una di quelle metriche errate su cui troppi imprenditori fanno ancora affidamento. Se da una parte fare tante ore di lavoro sembra più sintomo di disorganizzazione che di stacanovismo, obbligare una persona a passare dieci ore al giorno seduta a una scrivania, davanti a uno schermo, non la rende né più produttiva né tantomeno felice. Solo più affaticata. Una più profonda cultura del riposo invece permette di recuperare le energie in un maggior tempo extra-lavorativo, fatto di hobby, tempo libero, amicizie, famiglia.

Il futuro dell’IT Management

Il ruolo dell’IT Manager è sempre più centrale all’interno delle organizzazioni. Come e più di qualunque manager ha un ruolo di grande responsabilità perché deve essere in grado di cogliere i cambiamenti e le innovazioni digital che ogni giorno si affacciano sul suo orizzonte.

Prendiamo ad esempio l’introduzione del cloud nelle più svariate operazioni aziendali. L’IT team ne trae non pochi benefici, a partire da un’ottimizzazione e da una semplificazione dei flussi di lavoro, con un notevole risparmio di tempo, energie e infrastrutture e un miglioramento netto delle performance del team.

Approfondisci: Il cloud non sostituisce ma supporta in modo importante gli sviluppatori e l’IT team

D’altra parte l’IT Manager ha anche un ruolo fondamentale nella gestione delle risorse umane del reparto IT e della loro produttività.

Conoscenze specifiche, operatività, doti di leadership, empatia, gestione dei flussi, propensione all’innovazione e proattività: l’IT Manager dovrà diventare nel futuro uno dei più importanti fulcri di innovazione aziendale, con uno sguardo sempre più attento alla soddisfazione e al clima aziendale.