DeaSoft semplifica la gestione degli eventi e delle sponsorizzazioni sviluppando un’applicazione Web innovativa con ERP aziendale

Deasoft è una software company italiana specializzata nella consulenza e nell’installazione di soluzioni di Business Intelligence, HR, CRM e Sales Force Automation. Nonostante si tratti di un’azienda di piccole dimensioni, chi la conosce e ne diventa cliente apprezza subito le competenze dei suoi consulenti in ambito commerciale e marketing. Non solo gestione e ottimizzazione dei processi, ma anche creazione di vero valore aggiunto per l’azienda cliente è infatti la missione di Deasoft.

Nel 2008 Deasoft ha acquisito come cliente Gadagroup, un’importante società operante nell’attività di vendita, marketing e distribuzione di dispositivi medici con un ruolo di primo piano sul territorio nazionale e internazionale.

Client deasoft2 m
Dopo il primo contatto siamo rimasti piuttosto stupiti dal tipo di richiesta: ci chiedevano di realizzare un sistema centralizzato di prenotazione voli, hotel, ristoranti e partecipazione ad eventi per tutti i loro agenti e clienti, chiedendo al tempo stesso che la scelta delle prenotazioni fosse condivisa dagli agenti stessi e da tutto il resto dell’organizzazione aziendale. Non chiedevano un software, bensì la soluzione ad un problema alquanto complesso.

Paolo Manzoni
CEO, Deasoft

Le dimensioni del progetto erano importanti, e grande la possibilità di ottimizzazione:

  • Più di 3500 prenotazioni da gestire ogni anno.
  • Permettere agli agenti fuori sede di poter intervenire sulle prenotazioni fatte da colleghi nella sede centrale.
  • Rendere possibile la validazione e la gestione delle prenotazioni anche attraverso dispositivi mobili.
  • Poter dialogare col sistema di gestione aziendale (IBM AS400), in modo da poter confrontare il ROI di ogni linea di prodotto rispetto alle sponsorizzazioni e alle partecipazioni ad eventi.

Serviva una soluzione che, partendo dallo stato dell’arte, potesse garantire un sensibile miglioramento nella gestione delle prenotazioni. La sfida è stata ideare una logica efficace di gestione delle prenotazioni ancora prima di trovare il modo migliore per trasformarla in un software funzionante e performante.

È stata la necessità di poter testare con prototipi concreti diversi metodi di prenotazione, e di modificarli rapidamente, che ci ha spinto a scegliere Instant Developer.

Paolo Manzoni
CEO, Deasoft

Dopo 3 mesi uomo di lavoro, la soluzione ideata era diventata un’applicazione web accessibile da qualsiasi dispositivo collegato a internet e allo stesso tempo professionale, economica nella realizzazione, e piacevole da usare. Nella sua versione definitiva, il nuovo software oggi consente:

  • La visualizzazione, da parte di ogni agente, delle sole informazioni rilevanti per il suo ruolo. Questa interfaccia configurabile è stata pensata per gli agenti e tutti i professionisti che passano gran parte del proprio tempo in giro sul territorio, sempre in movimento e con poco tempo da dedicare alla consultazione e all’inserimento dei dati.
  • L’invio di mail/notifiche riepilogative all’avanzare dello stato delle prenotazioni e al variare dei dati più significativi.
  • Il monitoring del budget e la gestione delle prenotazioni attraverso un’interfaccia di back-end dedicata.
In soli 4 giorni il team di Deasoft aveva già capito come disegnare il sistema, e in meno di 30 giorni la prima beta del sistema era pronta. Non avevo mai visto persone così veloci e acute nell’analisi dei processi.

Michele C.
Project Manager, Gadagroup

Il progetto complessivamente è durato 3 mesi, ed il cliente ha chiesto a Deasoft di rimanere attiva sul campo, implementando nuove funzionalità richieste successivamente. Ad oggi, l’ufficio eventi attivo presso il cliente ha accorciato sensibilmente i tempi ed i costi di prenotazione per ogni singola transazione, risparmiando sulla prenotazione di voli e hotel, ed aumentando la soddisfazione degli agenti, che ora possono effettivamente “scegliere” la sistemazione preferita. Anche non sono ancora state prodotte se metriche esatte sui risultati, il cliente stima di risparmiare oltre il 15% sul costo totale dell’attività di prenotazione e gestione eventi.